Und da wären wir bei einem meiner Lieblingsthemen – dem Thema „Multitasking“. Der Begriff „Multitasking“ stammt eigentlich aus der Computerbranche und beschreibt die Fähigkeit eines Betriebssystems, mehrere Aufgaben praktisch gleichzeitig auszuführen. In der Psychologie versteht man unter Multitasking, dass eine Person zwei oder mehr Aufgaben zeitüberlappend ausführt.
Die Aufgaben müssen dabei unabhängige Ziele haben.
Also noch einmal auf den Punkt gebracht: „Multi“ heißt „viele“ und „task“ sind im Englischen die „Aufgaben“ – zusammengefasst heißt Multitasking: Viele Aufgaben parallel und nicht seriell erledigen.
Fakt ist, dass durch den Fortschritt der Automatisierungs- und Digitalisierungswelt Multitasking und das Gefühl der Fremdbestimmtheit immer mehr zunimmt. Wir ersetzen die Arbeitskraft von Menschen durch Computer und Automaten, somit fallen immer weniger manuelle Arbeiten an. Der Mensch arbeitet immer mehr im Steuerungs- und Überwachungsmodus. Und da kommt die digitale Welt ins Spiel. E-Mails, SMS, Messenger Systeme, Interne Kommunikations-Tools und vieles mehr, unterbrechen uns ständig und lenken uns ab. Wir erleben viel mehr als vor 20 Jahren, als noch Briefe verschickt wurden. Erwarten auch viel mehr in viel kürzeren Zeitabständen. Werden regelrecht überschwemmt mit neuen Informationen. Viele von uns haben sich eine neue Arbeitsweise angeeignet: Man wechselt mehrmals täglich zwischen noch nicht abgeschlossenen Tätigkeiten. Wir versuchen mehrere Aufgaben bzw. mehrere Anliegen gleichzeitig zu erfüllen und switchen daher mehrmals pro Stunde von einem Thema zum anderen. Das nennt man Multitasking.
Das Motiv ist ganz individuell.
Der eine betreibt Multitasking um seine Neugierde zu stillen, ein anderer aus Angst nicht alle Aufgaben erledigen zu können und ein Dritter weil er das Gefühl haben möchte, alles im Griff zu haben. Wir wechseln immer wieder hin und her – In der Hoffnung, dass irgendwann Beruhigung einkehren möge. Diese Arbeitsweise bewirkt einen Aufgaben- und Aufmerksamkeitswechsel der durch eine Unterbrechung ausgelöst wurde. Genau das Gegenteil von Beruhigung hält Einzug.
Klar ist: Es geht nicht darum die neuen Informationstools schlecht zu reden, sondern darum wie intuitiv man diese nutzt.
Ständige rechtliche Änderungen und Vorschriften verleiten uns ebenso zum Multitasken. Denken Sie an Unternehmer! Oder ganz aktuell an die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung – Rechtliche Änderungen bzw. neue Vorschriften gehören bereits zum Arbeitsalltag. Diese gilt es auf seinen Betrieb herunter zu brechen und Lösungsansätze zu erarbeiten. Und das alles – quasi nebenbei.
Oder aber die Kurzlebigkeit der Produkte und Dienstleistungen, die durch die offene digitale Welt und dem hohen Maß an Angeboten täglich kurzlebiger wird. Wir sind ständig gefordert unsere Produkte zu relaunchen, zu adaptieren, neu zu erfinden, um am Markt unsere Berechtigung zu haben und um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das kostet Hirnschmalz und Zeit. Zeit die wir, neben unserem ursprünglichen Aufgabengebiet, investieren müssen. Somit liegt es auf der Hand: Wir müssen mehr Aufgaben in der gleichen Zeit unterbringen und erledigen. Aber auch diese Schnelllebigkeit und die Kurzlebigkeit von Produkten und Dienstleistungen wollen wir nicht anprangern. Nein! Sie bieten auch viele Chancen und Möglichkeiten.
Es geht vielmehr um den richtigen Umgang!
Erkenntnisse aus der Hirnforschung bestätigen uns, dass unser Hirn nur eine bestimmte Kapazität aufbringen und demzufolge Multitasking nicht in allen Fällen funktionieren kann.
Multitasking kann funktionieren, wenn unterschiedliche Hirnareale aktiv sind oder es sich um Routineaufgaben handelt. Hier ein Beispiel zum Verständnis: Gleichzeitiges Sprechen und Sehen. Beim Sprechen ist der Stirnlappen aktiv und beim Sehen der Hinterhauptlappen. Außerdem handelt es sich um Routineaufgaben. Was bedeutet, dass wir uns diese Fähigkeiten bereits im Kindesalter angeeignet haben und diese, durch ständiges Wiederholen, tief in uns abgespeichert sind.
Multitasking funktioniert aber meistens nicht, wenn zwei Aufgaben das gleiche Hirnareal betreffen, bzw. bei neuen und ungewohnten Aktivitäten.
Beispiel: Mit der Hand schreiben und mit dem Fuß kreisen. Bei beiden Aufgaben ist das motorische Zentrum aktiviert. Oder aber einen Artikel lesen und gleichzeitig eine Präsentation gestalten. Diese beiden Aufgaben sind neu und keine Routine, somit können Sie sich nur auf einen dieser Prozesse konzentrieren um ein angemessenes Output zu erzielen. Probieren Sie es aus! Sie werden es merken.
Jetzt ganz ehrlich: Ich lade Sie ein! Folgen Sie meiner Anleitung. Aber nicht schummeln! :-)
Kreisen Sie mit Ihrem rechten Bein im Uhrzeigersinn und schreiben Sie gleichzeitig Ihren Namen in Schreibschrift auf einen Zettel!
Und? Wie leicht fällt Ihnen diese Aufgabe? Möglicherweise kommen Sie zum Entschluss die Aufgaben hintereinander zu erledigen. Damit sichern Sie sich mehr Qualität und sparen sich auch noch Zeit!
Wichtig im Alltag ist, dass Sie strukturiert vorgehen:
- Planen Sie am Vortag Ihren nächsten Arbeitstag. Was wollen Sie erreichen? Was wollen Sie tun? Schreiben Sie alle Dinge die Sie erledigen möchten der Reihenfolge nach auf einen Zettel und legen Sie diesen auf Ihren Schreibtisch. So wissen Sie am Beginn Ihres Arbeitstages genau, was Sie wann zu tun haben und ersparen sich die oft langwierige Orientierungsphase.
- Nehmen Sie immer nur die gerade aktuellen Arbeitsunterlagen aus Ihrem Schrank und räumen Sie diese erst vom Arbeitstisch, wenn Sie mit der Aufgabe fertig sind. Dann hacken Sie (auf Ihrem Zettel) die erledigte Aufgabe ab. Das gibt ein Gefühl des Erfolges. Wichtig dabei ist, sich nicht zu viel vor zu nehmen – auch hier gilt – WENIGER IST MEHR.
- Befreien Sie sich, während Sie wichtige Aufgaben erledigen, von Störfaktoren der digitalen Welt. Machen Sie Ihr Smartphone, Ihr E-Mail-Programm und das Internet für diese Zeit aus und konzentrieren Sie sich lediglich auf diese eine Tätigkeit.
- Bitten Sie Ihre Kollegen bei wirklich wichtigen Aufgaben um Ruhe. Leiten Sie Ihr Telefon um und achten Sie darauf, dass Sie nicht gestört werden.
Diese und viele weitere Tipps tragen zu entspanntem Arbeiten bei. Probieren Sie es aus! Es ermöglicht Ihnen am nächsten Morgen einen ganz klaren Start in die Arbeit. Sie wissen genau was Sie zu tun haben und ersparen sich das ständige hin und her switchen zwischen Tasks, Handy und E-Mail Programm und zig Fachbüchern und Zeitschriften, die Ihnen möglicherweise Lösungen offenbaren.
Werden und bleiben Sie klar! Und! Gehen Sie zwischendurch immer wieder Offline!
Aktuelles Trainingsangebot unter https://www.pacher-theinburg.com/team-coaching/